Kervo stad har samarbetat med Enter i flera år. Ruutuvihko lanserades först inom utbildningsförvaltningen och blev snabbt omtyckt. När HR-systemet skulle göras om uppmärksammade man de många fördelarna med att hantera användarkonton med Ruutuvihko inom hela organisationen. Särskilt möjligheten att länka ihop de olika systemen sågs som en betydande fördel.
– ENTER Ruutuvihko gör det möjligt att helt automatiskt skapa konton i HR-systemet. Nya medarbetare som registreras i HR-systemet får automatiskt en e-postadress och ett användarkonto. Dessutom uppdateras telefonnumret i organisationens telefonkatalog, berättar projektledaren Marjaliisa Nuuttila, IKT-expert i Kervo.
”Ruutuvihko gör det möjligt för oss att uppfylla de datasäkerhetskrav som gäller för hantering av användarkonton i Apotti.”
Hannu Vilpponen, IKT-utvecklingschef, Kervo
Välfungerande licenshantering ger lägre kostnader
Fördelarna jämfört med föregångaren är uppenbara – automatisk kontoregistrering ger mindre manuellt arbete och färre onödiga arbetsmoment. Datasäkerheten ökar samtidigt som den tidigare fördröjningen vid aktivering av nya konton försvinner. Automatisk kontohantering omfattar även programvarulicenser.
– Välfungerande licenshantering ger lägre kostnader. Att slippa licenser som ligger kvar i systemet när någon slutar ger stora besparingar när licenserna kan användas på andra håll, berättar Kai Suontakanen, IKT-utvecklingschef i Kervo.
Ruutuvihko är en osynlig medhjälpare som håller informationen uppdaterad för alla som arbetar i kommunens datasystem. Det är särskilt viktigt för datasäkerheten att användaruppgifter raderas när någon slutar inom organisationen.
– Tidigare hade vi flera olika system som krävde synkronisering av personaldata. Idag uppdateras all information i alla datasystem genom HR-systemet tack vare Ruutuvihko. Personalresurser frigörs för viktigare arbete när vi slipper registrera användarkonton och fylla i formulär manuellt, berättar Nuuttila.
Sammanlänkad utbildning och administration
Kervo kommun införde Ruutuvihko sommaren 2021. Projektet inleddes med att man byggde upp ett nytt HR-system, följt av lanseringen av Telias VIP-plattform och Apotti. I Kervo är det Kuuma-ICT, numera en del av Telia, som levererar IKT-lösningarna. Genom en integration mellan VIP och Ruutuvihko överförs telefonnumren från VIP till användarkonton.
– Ruutuvihko gör sig som bäst i kommunala organisationer. Tidigare beställdes nya användarkonton från servicepunkten – nu sköter Ruutuvihko allting automatiskt, helt utan manuella inslag. Vi har i samarbete med Enter gått igenom vilka uppgifter som ska uppdateras och raderas var, hur vi skapar e-postadresser och vilka licenser som ska ingå i vilka användarroller, berättar Rami Ahonen, systemdesigner på Kuuma-ICT.
Enter länkade samman ENTER Ruutuvihko mellan utbildningsförvaltningen och administrationen. Användarkonton som skapats i olika system får unika identifierare och endast valda konton exporteras till molnet. Den unika identifieraren i HR-systemet exporteras till utbildningsförvaltningen, vilket länkar samman de två systemen. Användarkonton för både elever och personal inom utbildningsförvaltningen skapas i Primus. Automatiseringen sparar arbetstid och minskar onödig belastning på IKT-personal.
– Samarbetet med Enter har fungerat väl, Enter är en proffsig och flexibel samarbetspartner. Kommunikationen fungerar bra. Vi har kunnat testa förändringarna genom att simulera dem innan de lanserats för användarna. Detta har gjort det möjligt för oss att sålla bort buggar och problem, berättar Ahonen.
Praktisk hantering av användarrättigheter i Apotti
Samtidigt med det nya HR-systemet infördes även Apotti i Kervo. Apotti är social- och hälsovårdssektorns ERP-system. Apotti innehåller alla uppgifter från både hälsovården och socialarbetssektorn. Apotti används inom HUS samt i Helsingfors, Vanda, Grankulla och Kervo.
– Användarrättigheterna i Apotti bestäms utifrån arbetsuppgifter. Användarrättigheterna ska beviljas utan misstag och i enlighet med lagen. Ruutuvihko gör det möjligt för oss att kunna hantera användarrättigheterna i Apotti på ett sätt som uppfyller datasäkerhetskraven, berättar Hannu Vilpponen, IKT-utvecklingschef i Kervo.
Felfrihet och säkerhet är viktigast
Vilpponen är särskilt nöjd med de tidsbesparingar och den säkerhet som Ruutuvihko innebär.
– Ruutuvihko är ett smidigt verktyg som garanterar sömlös integration mellan användarhanteringen i Apotti och kommunens HR-system. När en anställd inom social- och hälsovården registreras i HR-systemet uppdateras användaruppgifterna automatiskt i gruppen AD (Active Directory), dvs. användarkatalogen. Tillgång till Apotti styrs via uppgifterna i AD, förklarar Vilpponen.
– Patientsäkerhet, dataskydd och datasäkerhet är nyckelfrågor i dessa system. Men vi sparar också tid och pengar när felen och de manuella inslagen minskar, påpekar han.
Vilpponen uppskattar Enters expertis och kundfokus. Förväntningarna på Ruutuvihko är höga.
– I framtiden kan vi lägga till fler funktioner med hjälp av ENTER Ruutuvihko. Det blir spännande att se vad vi kan åstadkomma tillsammans, tillägger han.
Vill du veta mer om integrerad och automatisk kontohantering?
