Ruutuvihko tuo joustavuutta tietohallintoon

Enterin Ruutuvihko-palvelu on tunnettu oppilaitoksissa, joissa sitä käytetään oppilasdatan automaattiseen synkronointiin. Hämeenlinnan kaupungin hallintopuolella otettiin käyttöön Ruutuvihko-palvelu vuoden 2018 lokakuussa, ja toteutuksen avulla saatiin uusittua automaattinen identiteetin hallintajärjestelmä. Uudistus toi mukanaan ennen kaikkea kustannussäästöjä, tietosuojaa, tietoturvaa ja työn sujuvuutta.

”Vanha identiteetin hallintajärjestelmämme oli auttamattomasti vanhentunut, ja olimme tutustuneet useisiin eri ratkaisuihin. Enterin Ruutuvihko-palvelu valikoitui markkinakartoituksen perusteella. Syy valintaan oli ennen kaikkea Ruutuvihon kustannustehokkuus ja joustavuus. Järjestelmää voidaan räätälöidä tarpeiden mukaan meille sopivaksi.

Koska hallintopuolella ei ollut aiemmin Ruutuvihkoa käytössä, ajattelimme asiaa ikään kuin laatikon ulkopuolelta. Usein IDM-järjestelmät on mitoitettu todella suurikokoisille organisaatioille, mutta Ruutuvihon kanssa oli mahdollista soveltaa toiminnallisuudet meille sopivaan muottiin.

Projektin ensimmäisessä vaiheessa Ruutuvihosta toteutettiin samat toiminnallisuudet, mitä aiemmassa järjestelmässämme oli ollut. Jatkovaiheessa järjestelmää kehitetään lisää. Meille oli tärkeää, että Ruutuvihko tarjoaa myös räätälöinnin mahdollisuuksia, mikä lisää sen joustavuutta käytössä.

Ruutuvihko-palvelun päätehtävä on tässä vaiheessa päivittää ja de-provisioida eli poistaa käyttäjätunnuksia. HR-järjestelmästä tulee Ruutuvihkoon tietoa, jolloin palvelu ottaa muodostunutta dataa käsittelyyn ja päivittää tunnuksia käyttäjätunnusten ennalta määritettyjen sääntöjen mukaisesti. Järjestelmä poistaa automaattisesti tunnukset, kun työsuhde organisaatiossa päättyy.

Eräs tärkeä meille uusi ominaisuus on ollut kattavan raportoinnin mahdollisuus. Ruutuvihko tekee lokin jokaisesta toiminteesta ja sitä kautta saamme tuotettua tarvittavia raportteja, kuten esimerkiksi mitä tietoja on päivitetty tai mitä tunnuksia on otettu käyttöön tai poistettu käytöstä. Lisäksi voimme tuottaa raportteja erilaisista virhetilanteista, jolloin asiaan voidaan reagoida välittömästi. Hyödymme esimerkiksi raporteista, joissa ilmoitetaan, mikäli käyttäjän tietojen päivitys ei ole onnistunut.

Järjestelmä on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi. Toteutustapa on universaali ja siitä on hyötyä myös muiden järjestelmien integroinnin kannalta. Ruutuvihko on joustava automaatti, joka mukautuu ympäristöön, mihin se viedään.

Meidän kannaltamme oli myös erityisen tärkeää, että järjestelmässä on monia jatkokehitysmahdollisuuksia. Toisaalta myös tietosuojan ja tietoturvan huomiointi ja järjestelmän luotettavuus olivat merkittäviä asioita käytön kannalta.

Kaiken kaikkiaan Ruutuvihon käyttöönotto on ollut meille aidosti positiivinen kokemus. Vastaan tulleet haasteet on ratkottu nopeasti Enterillä. Olemme saaneet kysymyksiimme vastauksia ja selviteltävät asiat on heti otettu käsittelyyn. Automaattisen identiteetin hallinnan avulla voidaan keskittyä muuhun työntekoon, eikä resursseja tarvitse käyttää aikaa vievään ja yksitoikkoiseen käyttäjähallintaan.”

– Aki Autiomäki, ICT-suunnittelupäällikkö

Hämeenlinnan kaupunki logo