- Asiakas
- Tampereen kaupunki
- Palvelut
Tampereen kaupungin arkistointiratkaisussa on kyse sähköisen arkistoinnin automatisoinnista, jossa Visma InSchool Primus -järjestelmässä käyttäjät merkitsevät dokumentteja arkistoitaviksi ja Enterin toteuttama arkistointiautomaatio noutaa arkistointipyynnöt sekä lähettää vaaditut asiakirjat kaupungin sähköiseen arkistointijärjestelmään.
– Tiedonhallintalaki velvoittaa meitä arkistoimaan sähköisesti kaikki tärkeät dokumentit opiskelijoihin liittyen. Alun perin sähköinen arkistointivelvoite on lähtenyt Kansallisarkiston vaatimuksesta. Oppilaitosmaailmassa jokaiseen opiskelijaan liittyy useita dokumentteja. Toisen asteen oppilaitoksissa arkistoitavat dokumentit ovat esimerkiksi todistuksia, sopimuksia, päätöksiä, oppisopimuksia sekä asiakirjojen monia eri liitteitä, kertoo Tampereen seudun ammattiopiston kehittämispäällikkö Elisa Helminen.
Suuri määrä arkistoitavia asiakirjoja
Tampereen kokoisessa kaupungissa on iso ammattioppilaitos sekä 6 lukiota. Oppilasmäärä on noin 18 000, mikä tarkoittaa arkistoitavien dokumenttien osalta todella suurta määrää. Vuositasolla dokumentteja voi olla noin 20 000.
– Aiemmin kaikki asiakirjat skannattiin arkistointia varten. Työmäärä oli suuri ja aikaa kului sekä arkistointiin että arkistosta materiaalien hakuun. Nyt uuden arkistointiautomaation myötä sopimukset ja todistukset sekä muut asiakirjat tuotetaan sähköisesti, ja ne siirtyvät automaation ansiosta arkistoon, kun dokumentti on merkitty arkistoitavaksi, Helminen selventää.
Pohjatyöt tehtiin tarkasti
Helmisen mukaan keskeistä projektissa oli tehdä pohjatyöt huolellisesti. Heillä itsellään oli kokonaiskäsitys käytössä olevista asiakirjoista ja niihin liittyvistä käytännöistä.
– Jokaiseen opiskelijaan liittyy useita dokumentteja, joista osa vaatii pitkäaikaisempaa säilytystä sähköisessä arkistossa. Projekti Enterin kanssa lähti liikkeelle siitä, että me kävimme läpi kaikki erilaiset dokumenttityypit ja pohdimme, mitkä asiakirjat vaativat arkistointia, kauanko niitä säilytetään ja missä muodossa niitä tarvitaan jälkikäteen. Enterin asiantuntijoilla oli aiheesta vankka ymmärrys, sillä aiempi peruskouluihin toteutettu arkistointiautomaatio oli viety menestyksellisesti läpi Tampereella, Helminen kuvailee.
Arkistointiautomaatio siirtää tiedot luotettavasti, mutta myös ihmisen työpanosta tarvitaan tietyissä kohdin.
– Dokumentit siirtyvät automaattisesti sähköiseen arkistoon, kun asiakirjoissa olevat tiedot on täytetty vaadituilta osiltaan oikein ja dokumentti merkitään arkistoitavaksi. Arkistointiprosessin läpikäyneestä dokumentista syntyy tunniste, jonka avulla tiedetään sen sijaitsevan arkistossa. Jotta kaikki vaiheet onnistuisivat luotettavasti, vaadittiin suunnitteluvaiheessa yhteisiä keskusteluja Enterin asiantuntijoiden kanssa, Helminen toteaa.
Ajansäästö ja yhdenvertaisuus etuina
Helminen on tyytyväinen ratkaisun tehokkuuteen ja selkeyteen.
– Automaation avulla säästetään monien ihmisten työaikaa ja toisaalta järjestelmä parantaa myös opiskelijoiden yhdenvertaisuutta, sillä arkistointiautomaatio tuo ryhtiä asiakirjojen hallintaan. Ammattikoulutuksessa opiskelijat voivat valmistua ympäri vuoden, joten sähköinen arkistointi palvelee tässäkin mielessä mainiosti, koska se ei sido työntekijöitä manuaaliseen työhön, hän lisää.
Enter toteutti ratkaisun Visman Primus-integraatioiden asiantuntijakumppanina. Helminen arvostaa erityisesti Enterin koulumaailman tuntemusta. Yhteistyö Enterin kanssa on ollut hänen mukaansa sujuvaa.
– Enterin kokemus koulumaailman järjestelmistä ja rekistereistä helpottaa arkistointiautomaatioprojektin läpivientiä. Pidimme yhteisiä palavereja säännöllisesti, joissa pystyimme avoimesti keskustelemaan esiin nousseista kysymyksistä. Itse arvostan sähköisen arkistoinnin automaatiossa erityisesti sitä, että tiedon laatu paranee tällaisen projektin seurauksena. Perehdytämme opettajia dokumenttien huolelliseen täyttämiseen, jotta sähköiset asiakirjat ovat asianmukaisesti laadittuja ja arkistointiprosessi etenee toivotulla tavalla, hän summaa.
Enter toteuttaa sähköisen arkistoinnin automaatiot ja integraatiot Enter Ruutuvihko -palvelulla.
Lue lisää: www.ruutuvihko.fi
Kysy meiltä apua arkistointivelvoitteen täyttöön.
