Lakisääteiset vaatimukset
Tiedonhallintalain ja Arkistolain määräysten mukaan 1.1.2022 jälkeen julkishallinnon asiakirjat on arkistoitava sähköisesti. Lisäksi tiedonhallintamallin on sisällettävä tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta.
Enter Arkistointi poistaa manuaalista työtä ja vähentää virheitä
Palvelu siirtää koulujen asiakirjat ja tarvittavat metatiedot automaattisesti haluttuun arkistointijärjestelmään. Loppukäyttäjälle sähköiseen arkistoon siirto on aina yhtä vaivatonta ja virheetöntä, riippumatta siitä onko siirrettäviä dokumentteja metatietoineen yksi, kymmenen vai sata.
Dokumentteja ja niiden metatietoja voidaan hakea Primus-järjestelmän opiskelijat-rekisteristä, hakemukset- ja päätökset-rekisteristä tai pedagogiset asiakirjat-rekisteristä.
Dokumenttien saatavuus ja eheys paranee
Enter Arkistointi -automaatiopalvelu siirtää dokumentit ja metatiedot sähköiseen arkistoon ennalta määriteltyjen asetusten mukaisesti aina samalla tavalla ja oikein. Tämän ansiosta sähköiseen arkistoon siirretyt dokumentit löytyvät helposti ja ovat nopeasti käytettävissä.
Järjestelmäriippumaton automaatioratkaisu
Enter Arkistointi on lähde- ja kohdejärjestelmäriippumaton palvelu. Riittää, että lähde- ja kohdejärjestelmästä löytyy jokin hyödynnettävissä oleva rajapinta, jonka kautta tiedostoja voidaan lukea ja siirtää. Olemme toteuttaneet arkistointiautomaatioratkaisuja asiakkaille, joilla on käytössä Canon Therefore, Innofactor Dynasty, M-Files, Triplan Tweb, Fujitsu SARKK tai X-Archive -arkistointijärjestelmä.
Sähköisen arkistoinnin integraatio
Enter Arkistointi poistaa manuaalista työtä siirtäen halutut dokumentit niiden metatietoineen Primus- ja Wilma-järjestelmien rajapintojen kautta sähköiseen arkistointijärjestelmään automaattisesti. Palvelu osaa hakea dokumentteja ja niiden metatietoja esimerkiksi Primus-järjestelmän opiskelijat-rekisteristä, hakemukset- ja päätökset-rekisteristä ja pedagogiset asiakirjat-rekisteristä.
Ilman integraatiota arkistointi vaatii useita manuaalisia vaiheita, jotka ovat virhealttiita ja aikaa vieviä. Integraation avulla nämä vaiheet vähenevät asiakirjan tulostamiseen ja arkistointiin merkitsemiseen.
Tampereen kaupunki: ”Todistusten siirto arkistoon sujui todella hyvin heti ensimmäisellä kerralla!”
Palvelun toiminnan valvonta ja tuki
Kysy lisää Enter Arkistoinnin Primus- ja Wilma -ominaisuuksista.
