Tammerfors stads lösning för arkiveringen handlar om automatisering av den elektroniska arkiveringen. Användarna markerar dokument för arkivering i systemet Visma InSchool Primus och den automatiserade arkiveringslösningen som Enter har genomfört hämtar arkiveringsbegäran och skickar de begärda handlingarna till stadens elektroniska arkiveringssystem.
– Enligt lagen om informationshantering är vi skyldiga att arkivera alla viktiga dokument om de studerande elektroniskt. Ursprungligen härrör skyldigheten att arkivera material i elektroniskt format från Riksarkivets krav. I läroanstalternas värld finns det ett flertal dokument för varje studerande. Vid läroanstalterna på andra stadiet arkiveras exempelvis betyg, avtal, beslut, läroavtal och många olika slags bilagor till olika handlingar, säger Elisa Helminen, utvecklingschef för yrkesläroanstalten i Tammerforsregionen, Tampereen seudun ammattiopisto.
Stora mängder handlingar som ska arkiveras
I en stad i Tammerfors storleksklass finns en stor yrkesläroanstalt och sex gymnasieskolor. Antalet elever är cirka 18 000, vilket innebär en betydande mängd dokument som ska arkiveras. Under ett år kan antalet dokument uppgå till omkring 20 000.
– Tidigare skannades alla handlingar för arkiveringen, vilket innebar mycket arbete och att vi fick lägga mycket tid både på själva arkiveringen och på att hämta material från arkivet. I och med den nya, automatiserade arkiveringen skapas avtalen och betygen samt de övriga handlingarna elektroniskt, och automatiseringen överför dem till arkivet när ett dokument har markerats för arkivering, förtydligar Helminen.
Omsorgsfulla förberedelser
Enligt Helminen var omsorgsfulla förberedelser en viktig del av projektet. Läroanstalten själv hade en bra uppfattning om de handlingar som används och om förfaringssätten kring dem.
– För varje studerande finns ett flertal dokument, varav en del måste förvaras under en längre tid i det elektroniska arkivet. Projektet med Enter började med en genomgång av alla olika typer av dokument och fastställande av vilka handlingar som måste arkiveras, hur länge de ska sparas och i vilket format de kommer att behövas efteråt. Enters sakkunniga hade en gedigen förståelse av ämnet eftersom de framgångsrikt genomfört projektet för automatiserad arkivering för grundskolorna i Tammerfors, säger Helminen.
Med automatiserad arkivering överförs informationen tillförlitligt, men på vissa ställen krävs också mänskliga arbetsinsatser.
– Dokumenten överförs automatiskt till det elektroniska arkivet när de obligatoriska uppgifterna i handlingarna är korrekt ifyllda och dokumentet markeras för arkivering. För ett dokument som genomgått arkiveringsprocessen skapas en identifieringskod, med hjälp av vilken man vet att det finns i arkivet. För att säkerställa att alla steg i processen utförs pålitligt, behövdes gemensamma samtal med Enters sakkunniga under planeringen, säger Helminen.
Fördelar i form av tidsbesparing och likvärdighet
Helminen är nöjd med lösningens effektivitet och tydlighet.
– Dels sparar automatiseringen arbetstid för många människor, dels förbättrar systemet också de studerandes likvärdighet, eftersom handlingarna hanteras under bättre ordnade former med den automatiserade arkiveringen. I yrkesutbildningen kan de studerande ta examen när som helst under året, och den elektroniska arkiveringen ger fördelar även i samband med detta eftersom den inte binder medarbetarna till manuellt arbete, tillägger hon.
Enter genomförde lösningen i egenskap av expert på Vismas Primus-integrationer. Helminen värdesätter i synnerhet Enters insatthet i skolvärlden. Hon säger att samarbetet med Enter har varit smidigt.
– Enters erfarenhet av de system och register som används i skolvärlden underlättar genomförandet av projektet för automatiserad arkivering. Vi hade regelbundna gemensamma möten där vi öppet kunde diskutera alla slags frågor som dykt upp. Jag själv värdesätter i automatiseringen av den elektroniska arkiveringen i synnerhet att ett projekt som detta bidrar till bättre kvalitet på informationen. Vi ger lärarna en introduktion i hur dokumenten fylls i noggrant för att de elektroniska handlingarna ska vara korrekt upprättade och för att arkiveringsprocessen ska löpa på önskat sätt, summerar hon.
Enter genomför automatisering och integration av elektronisk arkivering med tjänsten ENTER Ruutuvihko™.
Läs mer: www.ruutuvihko.fi
Hör av dig om du behöver hjälp med arkiveringsskyldigheten.
